アメリカで従業員を雇うときの給与と税金｜W-4・I-9・FICA・Form 941

アメリカの子会社で初めて人を雇うとき、給与から税金を差し引いて納め、会社も税金を負担し、四半期ごと・年1回の申告をする必要があります。州ごとの登録や保険もあります。この記事では、日本の会社のアメリカ子会社が従業員を雇うときに必要な手続きと税金を、IRS（アメリカの国税庁）の雇用主向けガイドをもとにまとめます。

雇う前に準備すること

• EIN（納税者番号）：給与の申告に必要です（EIN の取り方）。
• 州の登録：働く場所の州で、州の所得税の源泉徴収と、州の失業保険の口座を作ります。
• 保険：多くの州で労災保険（Workers' Compensation）への加入が義務です。ニューヨーク州は、就労不能保険と有給家族休暇の保険も必要です。
• 給与計算の方法：給与計算ソフトや給与計算の代行会社を使うと、計算・納付・申告をまとめて管理できます。

雇ったときに受け取る書類

給与にかかる税金

社会保障税とメディケア税（あわせて FICA と呼ばれます）は、従業員から差し引く分と同じ額を会社も負担します。

納付と申告のスケジュール

• 源泉税の納付：差し引いた税金と会社負担分は、会社の規模に応じて月ごと、または半週ごとに電子納付します。
• Form 941（四半期）：四半期の給与と税金の申告。4月30日・7月31日・10月31日・1月31日が期限です。
• Form 940（年1回）：連邦失業税の申告。翌年1月31日が期限です。
• Form W-2：1年分の給与と税金をまとめたもの。翌年1月31日までに従業員に渡し、社会保障庁（SSA）にも出します。
• 州の申告：州の源泉税と失業税の申告も、州が決めた頻度で行います。

日本からの駐在員の場合

• 日米社会保障協定：日本から5年以内の見込みで派遣される社員は、日本の年金・健康保険に入り続け、日本の年金事務所で「適用証明書」を取れば、アメリカの社会保障税とメディケア税が免除されます。
• 日本で払う給与：日本の親会社が払う留守宅手当なども、アメリカの所得税の対象になります。アメリカの子会社の W-2 にどう入れるかを、最初に決めておきましょう。
• ビザ：駐在員のビザはアメリカ駐在員のビザ（L-1 と E-2）で解説しています。

まとめ

• 雇う前に、EIN・州の源泉徴収と失業保険の口座・労災保険を準備する
• 雇ったら W-4 と I-9（3営業日以内）を受け取り、州に新規雇用を届け出る
• 社会保障税6.2%・メディケア税1.45%は、従業員と会社がそれぞれ負担する
• Form 941 は四半期ごと、Form 940 と W-2 は翌年1月31日まで

参考にした情報

• IRS「Publication 15 (2026), (Circular E), Employer's Tax Guide」 https://www.irs.gov/publications/p15